Procesy automatyzują się i wypierają obsługę człowieka w dużym tempie. Jednak są usługi, które będą jeszcze długo oparte na obsłudze bezpośredniej przez sprzedawców i konsultantów. Zatem to oni są najważniejszym punktem w komunikacji z klientem.

Firmy budują standardy, wytyczne do obsługi aby dostarczyć jak największą wartość klientom. Standardy, wytyczne dla pracowników na pewno załatwiają sprawę na poziomie ich mechanicznego stosowania. I jest to rozwiązanie niezbędne dla zupełnie nowych pracowników, którzy po prostu muszą mieć szybkie wytyczne jak się zachować względem klienta.

Z projektów dla naszych klientów i licznych rozmów wynika, że coraz ważniejsze jest, aby wszyscy ludzie w firmie tak samo rozumieli podejście do budowania doświadczenia klienta i wartości, jakie się za tym kryją. Wiele na ten temat mówi Richard Branson, który od lat wskazuje, że doświadczenie pracowników jest kluczowe dla doświadczeń klienta.

Balans pomiędzy mechanicznym stosowaniem standardów obsługi a rozumieniem wartości jakie ma dostarczać firma (być blisko klienta, zawsze mu pomagać, czy też załatwiać sprawy tak szybko jak tylko jest to możliwe) jest kluczowy z 2 powodów:

✅ Ciągła zmiana. W dobie rynku pracownika, rotacji na stanowiskach obsługi i „umiarkowanej chęci” pracy w usługach trudno jest przekonać pracowników do mechanicznego stosowania standardów bez ich zrozumienia.

✅ Sytuacje nietypowe. Nawet jeśli stosowanie standardów udaje się na poziomie operacyjnym (mechaniki) to brak zrozumienia wartości jakie kryją się za standardami – w sytuacji nietypowej – spowodują, że pracownik obsługi zrobi jak uważa. No właśnie tylko jak? Czasami będzie to zgodne z tym co zaplanowali sobie twórcy standardów, a czasami będzie to reakcja mniej trafiona.

 Jak osiągnąć balans pomiędzy operacyjną realizacją standardu a wartościami?

Jest na to kilka sposobów:

✅ Udział pracowników pierwszej linii. Włączaj pracowników pierwszej linii do tworzenia rozwiązań. To często oni dobrze znają potrzeby, oczekiwania i reakcje klienta. I mają realne spojrzenie na to, co jest dobre dla klienta. To naprawdę działa, a zyskujemy dodatkowo zwolenników późniejszych rozwiązań.

✅ Standardy przyjazne pracownikom. Twórz standardy przyjazne pracownikom. Tak – pracownikom, bo jeśli pracownicy będą dobrze czuć się ze standardem możliwe będzie ich stosowanie. Piszę o tym, bo sam czasami „zgrzytam zębami” jak widzę nienaturalne zachowania jakich wymaga się od pracowników względem klientów. A najgorsze, że pracownicy je wykonują. Uzyskujemy wtedy parodię naturalnej obsługi.

✅ Przestrzeń. Pozostaw przestrzeń do samodzielnych decyzji. Daj pracownikom możliwość decydowania o wybranych obszarach obsługi według ich uznania, ale tak aby było to zgodne z wartościami firmy. Zyskasz zaangażowanie pracowników i możliwość aktywnej postawy wobec klienta.

Zachęcam do takiego podejścia, bo to naprawdę działa. 💪